Editor de Documentos na Prática

Neste manual vamos aprender a realizar a configuração de um documento na prática, e também verificar quais as permissões de acesso à ferramenta, o usuário precisa ter habilitado para realizar a geração e criação de documentos no sistema.

Então para iniciarmos podemos acessar o menu ➩ Utilitários ➩ Usuários, podemos selecionar o usuário específico e ir em Editar.

Após editarmos o cadastro do usuário, podemos mudar para a guia de Permissões ➩ Outras Permissões e buscar por Editor de Documentos, assim podemos expandir para visualizarmos as opções e quais habilitar para o usuário.

Assim que habilitar, podemos Salvar as permissões para o usuário.

E agora podemos voltar para  a tela Home do sistema e acessar novamente o menu Utilitários ➩ Editor de Documentos.

Assim que clicamos na ferramenta somos direcionados para uma nova guia no navegador, onde temos acesso a tela de criação, edição e visualização dos Documentos configurados no sistema.

Neste processo vamos utilizar um documento em exemplo, com relação aos Contratos para coletarmos os dados e informações e assim montamos nossa base no documento que iremos incluir no sistema.

No seu caso, você pode ter um documento aí em sua instituição e utilizar o mesmo como base, para configurar com os dados e informações no sistema.

O meu contrato base possui um texto inicial informativo, perante o Contrato de Prestação de Serviços, logo após esse texto base, o documento inicia com as informações do Contratante, onde iremos anexar as tags para que o sistema traga as informações preenchidas de forma correta e automática no momento que gerar a impressão. Após esta tabela de dados, virá o texto com as cláusulas do contrato, e finaliza nas Assinaturas do Contratante e Contratado.

Então o primeiro passo para iniciarmos a configuração deste documento é definirmos a Propriedade do Documento que vamos criar.

Podemos informar um Nome, selecionar o Tipo do documento e clicar Ok, para salvar.

O próximo passo é incluirmos uma tabela para termos uma margem, e o sistema possa reconhecer a folha A4 no momento da impressão.

E vamos informar os dados para criar a Tabela:

Linhas: 1 / Colunas:1

Largura: 850 / Altura: 1100

A tabela é criada corretamente.

E com base no documento que estamos utilizando, temos que incluir um cabeçalho, após, vem o texto base do Contrato, e logo abaixo uma tabela onde precisamos inserir as Tags para trazer as informações do contratante.

Porém, precisamos informar o sistema de que vamos trabalhar dentro da tabela, então, vamos utilizar o botão direito do mouse, e clicar dentro da Tabela, vamos em Célula ➩ Propriedades da Célula.

Alinhamento horizontal: Centralizado

Alinhamento vertical: Superior

Após esse processo, vamos incluir o cabeçalho no documento e anexar o primeiro texto. Para isso vamos repetir o processo de incluir Tabela e preencher os dados.

Em seguida, vamos incluir o Logotipo da instituição, e ao lado teremos o texto informativo do contrato, por isso a tabela é dividida em duas colunas.

O processo para inclusão da logo deixamos a margem na coluna da esquerda, e vamos procurar pela ferramenta de Imagem.

Após, o sistema abre a tela para selecionarmos a imagem que desejamos anexar, porém antes precisamos realizar o download da imagem (logotipo) no servidor, então mudamos para a guia de Enviar e Escolher Arquivo.

Em seguida é carregada a tela para selecionar os arquivos que contém em pastas do computador. Após, selecionamos a imagem e abrimos ela no sistema (Sponte).

Basta clicar em Enviar para o Servidor.

Podemos clicar em OK, e o sistema receberá a imagem no servidor corretamente.

Após, somos direcionados para a guia de Informações da Imagem, e no campo URL já está informado a imagem que fizemos o envio no servidor. Se caso surgir a necessidade de selecionar uma nova/outra imagem, basta clicar em Localizar no Servidor, assim conseguimos visualizar todas as imagens que foram enviadas para o servidor do sistema.

Basta selecioná-la e clicar em OK.

Voltando para a tela de Informações da Imagem, vamos alterar a Largura da imagem de 105 para 106, pois é um formato padrão. (O mesmo se aplica às outras numerações informadas anteriormente para a criação do documento).

E podemos novamente clicar em OK. A imagem é adicionada corretamente.

Após realizarmos a inclusão do logotipo, agora vamos corrigir para célula para ficar no tamanho correto e apropriado ao documento. Como a margem já está no lado esquerdo, podemos novamente clicar com o botão direito do mouse sobre, e ir em Célula ➩ Propriedades da Célula,e é carregado uma tela, onde vamos alterar a Largura de 440 para 106 (mesmo número da imagem).

Agora vamos informar o texto ao lado da logo para dar a ênfase e identificação do documento. Para isso, vamos usar o modelo do contrato que estamos utilizando.

Então podemos selecionar o título do documento e aplicar o Ctrl + C (Control C - copiar), e acessar o documento que estamos criando no sistema e Ctrl + V (Control V - colar).

O texto vem com a formatação do documento que estamos utilizando como base, porém, podemos corrigi-lo e alterá-lo para o padrão de uso. Então podemos remover o itálico do texto, e aplicar o negrito.

As configurações utilizadas por Padrões seriam nesse formato, porém podemos deixar esse texto mais atrativo.

Podemos novamente selecionar todo o texto, e vamos aplicar uma Coloração de Fundo e Alterar a Cor do Texto.

E selecionamos a cor mais específica da sua instituição, que vai corresponder ao documento. E caso não apareça uma cor específica na primeira parte, tem o botão de Mais Cores, onde traz mais opções na cartela de cores.

Após definirmos a Cor de Fundo, vamos alterar a Cor do Texto, para facilitar a visibilidade e leitura do mesmo.

E o título configurado ficará neste modelo.

Após realizarmos a configuração do cabeçalho, agora vamos anexar os textos informativos do modelo de contrato.

Nesse processo vamos utilizar as funções Ctrl + C (Control C - copiar), no contrato que estamos usando como base, e acessar o documento que estamos criando no sistema e Ctrl + V (Control V - colar).

Assim que colamos o texto no documento, precisamos realizar a formatação do mesmo. Neste processo vamos selecionar todo o texto, e vamos alterar a Fonte, Formatação e Tamanho.

Fonte: Arial;

Formatação: Título 3;

Tamanho: 14

Assim que realizamos a formatação do texto para o modelo padrão de configuração, agora podemos corrigir a margem e o espaçamento do texto.

Novamente selecionamos todo o texto, e vamos deixar na função Subscrito.

E a formatação da margem em Justificado.

E após essa formatação o texto ficará neste formato. Um ponto importante é que esta formatação terá que ser aplicada em todo o texto do documento para ficar corretamente formatado.

Conforme o documento base que estamos utilizando, vamos precisar incluir uma tabela para informar os dados do Contratante, e cada dado informativo terá que utilizar as Tags no documento para que o sistema valide e informe automaticamente esses dados com base nos cadastros do sistema. Como podemos visualizar no documento acima (página 3), alguns dados são divididos em 3 colunas, portanto nossa tabela será criada com a divisão de 3 colunas.

Como o cursor está no final do Texto, vamos aplicar a tecla Enter e pular uma linha. Em seguida vamos incluir novamente uma tabela.

Irá conter as seguintes medidas:

Linhas: 1 / Colunas: 3 / Largura: 850

E a tabela ficará neste formato, conforme vamos adicionando manualmente os dados, vamos incluindo mais linhas e mesclando colunas para ficar configurado o mais próximo do documento base que estamos utilizando.                                                     

Lembrando que para esta configuração é possível também utilizar os botões Ctrl + C (Control C - copiar) e Ctrl + V (Control V - colar) na tabela, porém ela virá sem formatação e terá que ser corrigida e formatada para o modelo padrão que estamos configurando o documento.

E como podemos observar, o primeiro dado a ser informado na tabela será o Nome, onde iremos realizar a inclusão de todos os dados manualmente.

Então vamos deixar a fonte em Negrito e incluir o primeiro dado, e a margem de alinhamento sempre à Esquerda.

Como podemos observar, a coluna 1 se sobrepôs às demais colunas e as diminui de tamanho, para corrigir vamos formatar a célula e dividir a medida da Largura (850) em 3, (850 / 3 = 283).

Vamos utilizar o botão direito do mouse dentro da célula (coluna e linha 1), e vamos em Célula ➩ Propriedades da Célula, e no campo de Largura informar 283.

E a formatação é aplicada corretamente na divisão da tabela.

Para incluirmos os demais dados e para que possamos avançar entre as colunas vamos utilizar no teclado a tecla TAB  .

E após realizarmos a inclusão de todos os dados na tabela que criamos, vamos mesclar as células que não utilizam 3 colunas para que a divisão da tabela fique correta visivelmente.

Vamos com o cursor do mouse até a linha 1 onde contém o Nome, para mesclarmos as colunas, pois é apenas 1 dado para preenchimento.

E vamos selecionar o Nome, iniciando da esquerda para a direita, conforme print abaixo, e vamos arrastar até a 3º coluna.

Após selecionarmos, com o botão direito do mouse, na 3º Coluna vamos em Célula ➩ Mesclar Células.

O mesmo processo irá se aplicar aos demais dados que não contém 3 informações na mesma linha.

Porém irá mudar a mesclagem da célula, que ao invés de ser Mesclar Células, será a opção para Mesclar com a célula a direita.

Notamos que a linha abaixo contém apenas 2 dados referente à documentação, então usaremos esse botão mencionado acima, mudamos o cursor para a célula do meio com relação ao CPF e com o botão direito do mouse vamos em Célula ➩ Mesclar com célula a direita.

E o processo é realizado corretamente.

Após realizarmos todo o processo de configuração da tabela e mesclar as células, podemos incluir uma linha acima da célula do Nome para informar que os dados a serem preenchidos são do Contratante, conforme o documento base que utilizamos.

Para isso, vamos com o cursor do mouse na linha Nome, e com o botão direito clicamos em Linha ➩ Inserir linha acima.

Após a inserção da linha, podemos Centralizar a margem, e escrever Contratante utilizando o negrito ativo, juntamente do CAPSLOCK.

Assim que realizamos essas configurações, como podemos visualizar na tabela do documento base, possui uma coloração nas bordas e fundo, é possível realizarmos o mesmo no documento criado no Sponte.

Para isso faremos um processo todo manual, onde irá se iniciar por célula (cada linha e coluna) separadamente.

Então selecionamos a primeira linha do Contratante, e com o botão direito vamos em Célula ➩ Propriedades da Célula.

E vamos escolher as cores de fundo e das bordas.

Assim é definido a cor, conforme é utilizado na sua instituição.

As demais células serão repetidas no mesmo caminho de acesso, porém, só vamos selecionar a cor em Cor das Bordas apenas.

E após realizarmos esse processo e selecionar a cor específica em cada célula, vamos incluir a outra tabela conforme o documento base que estamos utilizando. E a nova tabela terá relação com o Curso do Aluno, onde iremos incluir tags para trazer as informações preenchidas automaticamente.

Para incluirmos novamente uma tabela, vamos com o cursor do mouse abaixo da tabela criada e vamos incluir a tabela.

E podemos começar a incluir os textos com relação ao curso, formatar as palavras e a tabela como fizemos anteriormente na tabela acima.

E após realizarmos a criação das tabelas, vamos incluir as tags correspondentes às informações e dados do contratante. Para isso, vamos clicar em Inserir Campos.

Assim que abrir a tela para inserir as tags vamos buscar pelas tags do Responsável Financeiro, que terá o vínculo com as informações do contratante.

Vamos expandir o Responsável Financeiro.

Na primeira linha da tabela do contratante, é o dado de Nome, assim vamos anexar a tag correspondente ao Nome.

E para adicionar a tag, é preciso deixar o cursor ao lado do dado que será incluso a tag, e na tabela de Inserir Campos é necessário clicar duas vezes sobre a tag (duplo click).

E assim é possível inserir todas as tags com relação ao Responsável Financeiro, e para finalizar a configuração da primeira tabela, é necessário realizar a formatação das palavras e tags para o Tamanho da fonte 14, como foi realizado no texto na parte inicial do documento.

O mesmo processo se aplica a tabela de dados do Curso, na guia de Inserir Campos vamos buscar agora pelas tags do Contrato onde consta as informações e dados correspondentes ao Curso.

Vamos expandir as opções de tags do Contrato, e buscar pelas opções do Curso.

Os demais dados do contrato vão abranger a expansão do Curso e Turma para adicionar as Tags correspondentes.

Os dois últimos dados compõem o financeiro do Curso, para isso vamos expandir a opção das tags do Contrato ➩ Financeiro na guia de Inserir Campos.

E após configurar todas as tags específicas para as opções do Curso, é preciso realizar a formatação da fonte novamente, como padrão Tamanho 14.

Assim todas as tabelas foram criadas, configuradas e formatadas corretamente no modelo padrão para que no momento da impressão os dados fiquem visivelmente impressos, e dando sequência nos dados que estamos utilizando no nosso contrato base, após as tabelas de informações do Contratante e Curso, a apólice apresenta as Cláusulas do Contrato (termos específicos para cada instituição).

Conforme imagem abaixo: (dados fictícios, utilizado apenas para formar a base do Contrato exemplo à ser criado).

Neste caso, vamos realizar o mesmo processo que fizemos no texto inicial do contrato que estamos criando, vamos selecionar todo o texto (cláusulas) que o documento compõe, e utilizar os botões Ctrl + C (Control C - copiar) e Ctrl + V (Control V - colar) na tabela, para copiar e colar os dados.

E após realizar a cópia e colagem das cláusulas nos contratos, precisamos realizar a formatação do como fizemos no início do texto introduzido no documento.

Para isso, vamos selecionar as cláusulas no contrato do sistema e vamos aplicar a Fonte: Arial, Título 3 e Tamanho 14. Após, vamos deixar o texto Subscrito e com a margem Justificada.

E finaliza corrigindo as linhas e espaçamentos entre as cláusulas, apenas utilizando o botão de apagar (backspace).

E após realizarmos todo esse processo, o documento configurado no sistema está quase pronto. Acompanhando o documento base que estamos utilizando ao final do texto das cláusulas, temos o campo que finaliza o documento, juntamente do campo de assinaturas, onde será coletado a assinatura do Contratante e do Contratado.

No documento configurado no sistema, vamos precisar incluir uma nova tabela para informar os dados de assinaturas.

Para isso, vamos incluir uma tabela, deixando a margem abaixo das cláusulas e ir no botão de incluir tabela.

Após incluirmos a tabela, vamos utilizar a tecla TAB para avançar as células e criar mais 2 abaixo da que criamos.

E vamos direcionar o cursor para a primeira célula do lado esquerdo da Tabela, e com o botão direito do mouse vamos em Célula ➩ Mesclar com célula a direita.

E podemos informar o título da tabela.

E como fizemos nas tabelas acima, podemos formatar o título e coloração das células, conforme atende a configuração do nosso documento. Basta seguir o processo anterior para alterar a cor padronizada em sua instituição.

Após realizarmos esse processo, vamos criar as linhas de assinatura utilizando as teclas SHIFT + UNDERLINE ( _ ) ( + ).

Para o formato padrão, iremos criar 10 UNDERLINES.

Vamos selecionar a linha criada, e utilizar as teclas Ctrl + C (Control C - copiar) e Ctrl + V (Control V - colar) para colar mais 2x (duas vezes) a linha na célula da esquerda (Contratante), e 3x (três vezes) na célula da direita (Contratado (a)).

Assim que criamos as linhas de assinaturas, vamos deixar ao lado direito da linha e utilizar a tecla Enter para pular uma linha e informar o nome do Contratante e na outra célula o mesmo processo para informar o Contratado utilizando ITÁLICO nas palavras.

E para aplicarmos o espaçamento em cada coluna, deixamos o cursor do mouse ao lado esquerdo de cada linha e aplicamos a tecla Enter por mais 5x (cinco vezes).

E o último processo que vamos realizar para finalizar o documento, é a cópia do modelo base com o informativo de vigência, e colar no documento que estamos criando, onde contém os campos da Cidade, Data, Mês e Ano.

O texto informado no documento do sistema fica totalmente sem formatação, para isso utilizamos a formatação padrão aplicada em todo texto, Arial, Título 3 e Tamanho 14 com a margem Centralizado.

E para que o documento seja configurado corretamente, nesse campo é possível incluir tags para substituir o preenchimento desses dados manualmente, com as tags informadas o dado é preenchido automaticamente. Para isso, vamos abrir novamente a tabela de Inserir Campos e vamos selecionar as tags específicas em Geral e selecionar cada uma.

E para a tag da Cidade, expandimos a opção Dados - Instituição ➩ Endereço.

E voltando ao início do documento configurado no sistema, no texto inicial contém o informativo da Cidade e Endereço da instituição, também é possível alterar esses campos por tags, assim trará os dados de forma automática.

E para finalizar a configuração padrão do documento, podemos deixar as bordas transparentes, juntamente da tabela com o título e logotipo da instituição, assim no momento da impressão, o documento será visto em um formato melhor e com todos os dados configurados corretamente.

Para isso, vamos selecionar a tabela clicando com o botão direito do mouse, e ir em Formatar Tabela.

Após ser carregada a tabela para preencher as informações, vamos mudar para a guia Avançado, onde iremos realizar a alteração da margem da tabela para transparente. No campo de Estilo, vamos com o cursor do mouse até o final da frase e ao lado do ponto e vírgula ( ; ) onde já tem uma frase mencionada, vamos inserir a frase: Border-color:transparent para dar continuidade e no final é preciso informar novamente o ponto e vírgula ( ; ).

E após clicarmos em OK, podemos notar que o documento ficou a borda toda transparente.

E o mesmo processo pode ser realizado para deixar a borda do Cabeçalho (logo e título) transparente.

E assim o documento está configurado corretamente, atendendo todos os padrões e formatação de forma correta, e assim podemos ir em Salvar Documento para que possamos utilizar o mesmo modelo de contrato para gerar a impressão de contratos para os Alunos.

E após salvarmos o documento configurado, podemos voltar para a tela Home do sistema, e acessar o menu Pedagógico Impressão de Documentos para realizar a impressão do modelo de contrato para o Aluno.

Assim que acessamos esse menu, vamos realizar o filtro na guia de Alunos, buscar por um determinado Curso, selecionar a Situação das Turmas, o Ano Letivo, após selecionamos a Turma, o determinado Aluno e o Contrato do mesmo.

Em seguida, na guia Documentos podemos selecionar o Tipo do Documento e selecionar o modelo que configuramos.

E podemos clicar em Imprimir.

Em seguida somos direcionados para uma nova guia com o documento aberto no Editor de Documentos do Sistema, e se notarmos, temos as informações das Tags preenchidas corretamente e de acordo com o que configuramos.

E para realizarmos a impressão do documento, basta clicar na opção de Imprimir.

Após, o sistema carrega uma nova tela, para realizar a impressão do documento, e após impresso basta entregar ao Responsável.

E o modelo do Contrato, foi configurado, formatado, gerado e impresso corretamente através do sistema.